22 november 2009, 13:21   Ronald van der Aart

De dag van de waarheid voor TEDx Amsterdam

Ronald van der Aart van PR-adviesbureau RepMen is verantwoordelijk voor alle public relations van TEDx Amsterdam. Afgelopen week hield hij hier een dagboek bij over de voorbereidingen op grote conferentie die afgelopen vrijdag plaatsvond in het Koninklijk Instituut voor de Tropen in Amsterdam. Nu de laatste aflevering. Het uur van de waarheid. Vrijdag 20 november. De dag van TEDx Amsterdam.

De wekker gaat om half zes. Een krap uur later ben ik in het tropeninstituut. Waarom ben ik toch altijd een van de eerste? Met een collega richt ik snel de perskamer in. De internet- en tv-verbindingen zijn ‘s nachts aangelegd en werken als een trein. Check. Onze eigen fotografen Dapne en Caroline installeren hun notebooks om straks snel foto’s te kunnen uploaden. Check.

Satelliet
Na een snelle kop koffie en croissant verplaatsen mijn collega’s Barbara, Sarah en Rianne van het PR-team zich naar de ingang om de persbalie te bemannen en 30 journalisten in te checken en wegwijs te maken. Vanaf acht uur gaan namelijk de deuren open. Ik maak een snelle ronde langs zaal, persbalkon en perskamer. De ploeg van RTL Z verbouwen een kamertje tot een studio. Achter het tropeninstituut staan twee satellietwagens te zoemen. Een van RTL en een van onszelf voor de live stream naar -inmiddels- 30 (!) locaties door het hele land. Terug bij de ingang maak ik kennis met prinses Mabel van Oranje die ‘s ochtends als een van de eerste sprekers op het podium zal staan.

President
Het tropeninstituut bruist van opwinding. Kunnen we de hoge verwachtingen waarmaken. De onnavolgbare journalist Joris Luyendijk trapt rond kwart over negen af als moderator. We are on a roll. Na een welkom van burgemeester Job Cohen geeft staatssecretaris Frans Timmermans van Europese Zaken de eerste echte TEDTalk. Wat een power. Op Twitter wordt hij spontaan benoemd tot president van Europa. Ook prinses Mabel van Oranje maakt indruk.

Sneltreinvaart
De meeste journalisten zitten op het persbalkon en moeten daar heel hard werken. De ene na de andere TEDTalk trekt in sneltreinvaart aan hun voorbij. Hoe maak je daar nu een coherent verslag van? Het ANP blijft in de perskamer met notebook op tafel, een kop koffie bij de hand en ziet sprekers voor en na hun TEDTalk regelmatig binnenvallen. Slim. Hoewel zo bedoeld, lijkt de kamer toch te klein voor zowel pers als sprekers. Puntje voor volgend jaar.

Tutoyeren
Tijdens de lunch is de grootste uitdaging om alle sprekers op tijd bij de juiste interviews te krijgen. Dat lukt uitstekend. Planning loont echt, dat blijkt maar weer. Even later loop ik Mabel van Oranje weer tegen het lijf. Wat ik van haar TEDTalk vond? Fantastisch. Van de weeromstuit begin ik te tutoyeren. Handige zet als ervaren PR-man. Gelukkig kan ze er hartelijk om lachen. Een broodje schiet er even bij in. Het tropeninstituut vibreert. Reacties van sprekers, genodigden en media zijn unaniem enthousiast. De toon is gezet. Ik ben erg opgelucht.

Visionair
‘s Middags spreekt co-founder van het Amerikaanse magazine Wired de zaal toe. De man is een absolute visionair op het gebied van technologie en een klasse apart. Ik tip de media op het persbalkon dat hij na afloop van zijn TEDTalk beschikbaar is voor een paar vragen. Als het zover is, haal ik Kelly op via een backstage route. Snel melden zich Marketingfacts, Bright en Idealize voor een gesprek. Daarna volgt een live interview met RTL Z, gaat hij in gesprek met onze eigen anchorwoman Aldith Hunkar voor de live stream. Ook volgen webtv-interviews met BlueShots, Nu.nl en FD/BNR. De man is onvermoeibaar, terwijl ik er voor het eerst even doorheen zit.

Schmink
De rest van de middag trekt in sneltreinvaart aan me voorbij. Tijdens het ‘walking dinner’ vind ik even een moment om te ontspannen met een bord op schoot. Met presentatrice Aldith Hunkar en redacteur Mie Dries kijk ik in de perskamer een paar interviews terug die op dat moment op de live stream worden vertoond. Jeugdheld en spreker Wubbo Ockels meldt zich om de schmink in te gaan. We wisselen beleefdheden. Hij oefent het begin van zijn TEDTalk op ons. Leuk. Voor het begin van de avondsessie spreek ik enkele sponsoren. Zij zijn unaniem enthousiast. Een aantal vertrekkende journalisten laten per sms, e-mail en Twitter weten dat ze hebben genoten van de TEDTalks. Ik krijg een high five van Bruno Giusanni, de Europese director van moederorganisatie TED.

Avond
Voor het eerst ga ik in de zaal zitten. Mijn werk zit er bijna op. De spanning is er af. Tijd om even te genieten. Tijdens de inloop voor het avondprogramma speelt de jonge pianiste Karsu Dönmez. De zaal twijfelt. Mag er nog wel worden gepraat? Als de zaal bijna vol is, loopt moderator Joris Luyendijk het podium op en vraag naar haar favoriete lied. Wat een subtiele manier om een zaal tot zwijgen te brengen. Karsu brengt me tot ontroering. Wat een prachtig lied. Wat een artieste. Na de laatste TEDTalks vraagt Jim Stolze alle vrijwilligers het podium te betreden. Een lang applaus volgt. Yes, we did it!

Ga naar YouTube voor de officiële video’s van TEDx Amsterdam
Op Flickr.com staan de foto’s van het evenement.

TEDx Amsterdam 2010 vindt plaats op 19 november 2010

repmen, ted, tedx amsterdam

TEDx the ultimate brain spa

Op 20 november vindt in het Koninklijk Instituut voor de Tropen te Amsterdam TEDx plaats, een jaarlijks evenement waar de grootste denkers en doeners van de wereld uitgenodigd zijn om hun passie te delen. 'TED' staat voor Technology, Entertainment, Design - drie brede onderwerpen die samen onze toekomst vormgeven. Ronald van der Aart (RepMen) houdt een Weeklog over zijn belevenissen al pr director van dit evenement.