12 oktober 2007, 14:03   Cynthia den Blanken

Dinsdag 10 oktober: De dag van vertrek is aangebroken…

Na weken van voorbereiding was het dinsdag zover. Op de militaire vliegbasis in Eindhoven is het om 16.00 uur één groot oranje feest. De delegatie van 150 militaire sporters hebben zich verzameld. En dit keer eens niet in uniform of gevechtstenue. Maar in het sporttenue van Nederland. En dat kleurt mooi oranje. We zijn in afwachting van het starten van de ceremonie. Staatssecretaris Cees van der Knaap zal de delegatie toespreken en bekend maken wie van de militairen de erebaan krijgt om de Nederlandse vlag te dragen bij de openingsceremonie in India. De ceremonie duurt slechts 15 minuten en verloopt strak en vlekkeloos, zoals je mag verwachten bij een ceremonie onder militaire leiding. Ondertussen doen de NOS en Sp!ts verslag van dit vertrekmoment.

Tsja, dit lezend lijkt het misschien allemaal vrij eenvoudig. Maar hier zit veel planning en voorbereiding aan vast op allerlei fronten. Mijn rol is om te bepalen wat je op welke momenten gaan communiceren, aan wie en hoe. En hoe wek je de interesse van de media? Het evenement op zich is al zo uniek dat we toch al snel wat feedback kregen uit de media. Gelukkig hebben we ook goede contacten met het NOC*NSF en gaat ook Erica Terpstra een paar dagen naar India om onze militaire sporters aan te moedigen. Ook onze toppers uit de Defensie Topsport Selectie trekken vaak de aandacht van diverse sportredacties. En de aanwezigheid bij het vertrek van onze ambassadeur, staatssecretaris Cees van der Knaap, vormen dus tot nu toe een goede mix om voldoende media-interesse te creëren.

En dan aan de slag; schrijven van persberichten en speeches, regelen van een fotograaf, het organiseren van het ceremonieel, verzamelen van achtergrondinformatie over de sporters, het aanleggen van een persmap, het onderhouden van contacten met journalisten, begeleiden van interviews en vooral ook het tijdig communiceren van de wijzigingen in het programma aan de eigen mensen die naar India gaan. En geloof me, er is het nodige gewijzigd in de weken voorafgaand aan dit moment. Grootste klapper was de mededeling dat het vliegtuig niet op 11 oktober maar op 10 oktober naar India zou gaan. Een week voor het geplande vertrek. Je begrijpt, dat vergde weer de nodige communicatie en omzetten van gemaakte afspraken. Maar het komt gelukkig altijd goed.

Toch ben ik blij dat het vliegtuig onderweg is. Even weer orde op zaken stellen en me klaar maken voor de berichtgeving met de informatie die uit India komt. Want mee reizen naar India zat er voor mij helaas niet in. Ik verwacht een kleintje over 2 maanden. Dus de komende periode zal ik de verbindende schakel vormen tussen mijn collega (majoor Koos Sol, die eerder een Weeklog bijhield over de Veteranendag) in India en de pers in Nederland. Ik hoop dat Koos kan beschikken over de aangevraagde faciliteiten. Dat zal de komende dagen duidelijk worden. To be continued…

cynthia den blanken, defensie, militaire wereldspelen

De publiciteitsvlam brandend houden bij de Militaire Wereldspelen

Defensie vaardigde ruim honderd militaire sporters af naar de Militaire Wereldspelen van 14 tot 22 oktober in India, grotendeels in Hyderabad. Communicatieadviseur bij het Bureau Internationale Militaire Sport van het Ministerie van Defensie, Cynthia den Blanken, vertelt hoe zij in Nederland ruchtbaarheid geeft aan dit vierjaarlijkse evenement.