17 november 2009, 0:48   Ronald van der Aart

Wat vooraf ging: over partnerships, accreditaties en helse puzzels

Het is maandagavond. Tien voor twaalf. Nog maar drie dagen en zo'n negen uur voordat TEDx Amsterdam begint. Als PR Director ben ik verantwoordelijk voor de communicatiestrategie, media partnerships, woordvoering en persrelaties. Twee maanden geleden kwam ik aan boord. Op een zonnig Dauphine-terras liep ik Program Director Monique van Dusseldorp tegen het lijf. Zeg, heb je voor TEDx Amsterdam geen PR-man nodig? Logische vraag als je als jonge ondernemer best nog wel een klant kan gebruiken. Binnen een week had ik aangemonsterd als vrijwilliger. Want wat een fantastisch evenement is TEDx Amsterdam, een afsplitsing van het legendarische TED-congres in de VS. En wat moet er nog veel gebeuren in drie dagen.

Inspiratie
Onder het motto ‘Breakthrough’ komen op 20 november de denkers en doeners met inspirerende ideeën op het gebied van technologie, entertainment, design, kunst, wetenschap en business bijeen in het Koninklijk Instituut voor de Tropen. Tussendoor zijn er video’s en demonstraties. Het belooft op meerdere fronten een bijzonder evenement te worden. Niet alleen hebben we vele topsprekers bijeengebracht, maar ook de gastenlijst voor dit invitation-only evenement bestaat uit een kleine 500 opinieleiders. Een speciale commissie heeft de ideale samenstelling bepaald van topwetenschappers, sleutelfiguren uit de het bedrijfsleven, kunstenaars en jonge talenten die op andere manieren hun hoofd boven het maaiveld uitsteken. Het volledige programma is te vinden op www.tedxamsterdam.nl.

Partners
De afgelopen maand heeft in het teken gestaan van media partnerships. Dat is niet ongebruikelijk bij grotere congressen, maar het enthousiasme waarmee media TEDx Amsterdam hebben omarmd, heeft me blij verrast. We hebben gezocht naar een partner in elke mediacategorie en dat is goed gelukt met bijvoorbeeld RTL Z (tv), NRC/Next (dagblad) en Marketingfacts (blog). De magazines zijn met Bright, Emerce en Wired prima vertegenwoordigd.

Keuzes
De persaccreditaties zijn een verhaal apart. Er zijn dertig plaatsen voor journalisten gereserveerd op het balkon van het auditorium van het KIT. Veel groter is het balkon niet. Maar het aantal aanmeldingen van journalisten bedroeg een veelvoud. Ook hier moesten we in de afgelopen twee weken keuzes maken, waarmee we -eerlijk is eerlijk- niet iedere journalisten tevreden hebben kunnen stellen. Niettemin is er een mooie mix van journalisten van persbureau’s, dagbladen, magazines van verschillende pluimage en blogs aanwezig. Dat zal garant staan voor berichtgeving in een brede waaier van media.

Hels
De laatste week gaat mijn aandacht vooral uit naar een helse klus. Een 3D puzzel van sprekers, interviewverzoeken, beschikbare tijd en beschikbare locaties. Want verschillende partners en media willen een of meerdere sprekers interviewen voor magazines, webtv en live tv. Sprekers zijn soms wel, maar soms ook niet de gehele dag aanwezig. Sommigen willen graag voor de camera, anderen niet. En weer anderen bijvoorbeeld alleen in de pauzes. En - ik zou het bijna vergeten- ze moeten tussendoor nog hun TEDTalk houden. Een welhaast onmogelijke puzzel waarvan de puzzelstukjes telkens per email binnenkomen. En, soms ook weer vertrekken. Mmm, gevalletje rustig blijven.

Essay
De publiciteit en aandacht in social media bouwt langzaam op. Afgelopen vrijdag zond Nova een mooie reportage uit en zaterdag bracht NRC Handelsblad een essay van drie pagina’s in de zaterdagbijlage. Vanochtend volgde er een bericht op het ANP-net. Ook de komende dagen staat er nog het een en ander op stapel.

Morgen meer. Wordt vervolgd. Zzzz ....

(2 reacties)

ted, tedx amsterdam

TEDx the ultimate brain spa

Op 20 november vindt in het Koninklijk Instituut voor de Tropen te Amsterdam TEDx plaats, een jaarlijks evenement waar de grootste denkers en doeners van de wereld uitgenodigd zijn om hun passie te delen. 'TED' staat voor Technology, Entertainment, Design - drie brede onderwerpen die samen onze toekomst vormgeven. Ronald van der Aart (RepMen) houdt een Weeklog over zijn belevenissen al pr director van dit evenement.